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Ungeahnte Liquiditätsreserven durch stille Software, Teil 3

Wie können überzählige Lizenzen entdeckt werden?

Schon mittelständische Unternehmen haben oft den Überblick verloren, welche Programme auf ihren Rechnern liegen und welche überhaupt genutzt werden. Ursachen können die Mitarbeiterfluktuation sein oder auch günstige Paketkäufe, vergessene alte Rechner und ähnliches.

In einem Unternehmen arbeiten viele Menschen mit Software-Produkten, aber nur wenige Mitarbeiter wissen um das Thema Software-Lizenzen. Dadurch können einem Unternehmen bei nachlässiger Behandlung dieses sensiblen Themas aus rechtlicher und wirtschaftlicher Sicht erhebliche Nachteile entstehen. Eine Unterlizensierung bedeutet den illegalen Einsatz von Software, führt zu Schadensersatzansprüchen und kann ein Straftatbestand sein.

Möglicherweise sind sich die Verantwortlichen gar nicht bewusst, dass auf ihren Unternehmensrechnern Raubkopien liegen, weil Mitarbeiter sie für private Zwecke installiert haben.

Einzig eine Inventurdatenbank und eine Lizenz-Datenbank über den ganzen Lebenzyklus der eingesetzten Produkte können Kosteneinsparungspotentiale freilegen, die innerbetrieblichen Prozesse optimieren und die Nutzung von Volumenlizenzprogrammen verbessern. Zusätzlich schützen sie vor dem illegalen Einsatz von Programmen (Raubkopien).

Beispiel aus der Praxis: Die Bayer AG hat 2003 ein zentrales Lizenz-Management eingeführt. Vorher gab es im Konzern nur eine reine Lizenzverwaltung. Nutzungsumfang und –ort der Lizenzen waren nur teilweise bekannt und es gab kein zentrales Vertragsmanagement.

Bei jährlichen Lizenzkosten von 50 Millionen Euro für 700 Software-Produkte von 190 verschiedenen Herstellern konnten durch die Einführung des zentralen Lizenz-Managements ein riesiges Kosteneinsparpotential ausgeschöpft und die Haftungsrisiken reduziert werden. Außerdem wird Überlizenzierung vermieden und die Geschäftsprozesse werden schneller und sicherer, also auch kostengünstiger.

Techniken der Inventarisierung

Es gibt drei prinzipiell verschiedene Methoden, mit denen sich die vorhandenen und genutzten Software-Lizenzen eines Unternehmens inventarisieren lassen:

Methode 1: Ein zentral eingesetztes Hilfsprogramm liest alle PC-Systeme aus und erfasst die Programme. Bei dieser Methode werden sofort Ergebnisse geliefert, aber nicht-vernetzte Systeme (beispielsweise Stand-alone-Rechner und Notebooks) und selten benutzte Geräte können kaum erfasst werden.

Methode 2: Ein Computerprogramm, das remote installiert wird, scant die Systeme von innen. Dabei beschafft es auch Informationen über die Hardware und zusätzliche Funktionen am Endgerät und inventarisiert die Dateien. Bei dieser Methode entsteht kein extra-Traffic, aber sie könnte mit älteren Systemen inkompatibilel sein, das bedeutet, sie würden nicht erfasst.

Methode 3: Beim Einloggen eines Nutzers wird das Endgerät gescant, womit auch selten benutzte und nicht-vernetzte Systeme erfasst werden können. Bei dieser Methode ersetzt ein Start-Script die Administrator-Rechte, allerdings verzögert sich das Logon und die Netzlast ist nicht kontrollierbar.

Welche Methode für die jeweilige Organisation am besten geeignet ist, muss im Einzelfall entschieden werden. Mögliche geringe Nachteile wiegen wenig im Vergleich zum Nutzen und der Kostenersparnis, die die Inventarisierung einbringt.

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