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Was ist beim Kauf von Software-Lizenzen zu beachten?

1.  Welche wichtigen Dokumente gehören in den Tresor ?

In den Unternehmen werden regelmäßig Volumenlizenzen erworben. Es handelt sich dabei oft einfach um einen Kaufvertrag, oder wie bei Microsoft um ein Lizenzvertrag mit einer Vertragsnummer und z. B. einer Beitrittnummer.

2.  Kann der Bedarf an Lizenzen in kleine Pakete gestückelt werden?

Der Verkauf von kleineren Einheiten,  z. B. 100, gestaltet sich einfacher, als einen Vertrag mit 3400 Lizenzen zu veräußern. Auch die unterschiedlichen Produkte sollten, wenn möglich, nicht in einen Vertrag, um flexibler zu sein.

3.  Ist mein Bedarf geprüft worden ?

Software-Lizenzmanagement ist seit Jahren ein Seminarthema. Jetzt ist es an der Zeit, die Früchte der Arbeit einzufordern, um eine sichere Planung zu gewährleisten.

4.  Habe ich Alternativen zum Kauf zusätzlicher Lizenzen ?

Wer ist in der Lage, Alternativen zum Nachkauf auszuarbeiten? Lizenzberater, die erfolgsabhängig arbeiten, scheinen kein schlechter Tipp.

5.  Wie sehen die Lizenzen aus ?

Die Frage würden die Anwender gerne beantwortet wissen. Kein Hersteller wird Ihnen das derzeit klar beantworten. Je mehr Unsicherheit herrscht, desto mehr Umsatz….

6.  Verhindern meine Verträge den Zukauf ?

Verträge mit Softwareherstellern können Klauseln enthalten, die bei Abschluss unwichtig erschienen. Die Wirksamkeit sollte von Fachjuristen beurteilt werden. Das Gleiche gilt auch für AGB und Preislisten. Hier finden sich oft Formulierungen, die einseitig vorteilhaft und somit oftmals ungültig sind.

7.  Hilft ein externer Berater ?

Während im Mittelstand ein Kunde regelmäßig alle 3 Jahre mit z. B. SAP verhandelt, führt der Verkäufer wahrscheinlich 3 Mal am Tag diese Gespräche. Wer ist übervorteilt? Nur als freier Berater kann mehr Wissen auch über die Branchen hinweg gesammelt werden.. Diese Erfahrung kann man nutzen.

8.  Benötigen wir Datenträger, Verpackung und Handbücher ?

Je nach Software-Produkt sind nur einzelne Bestandteile eines Produktes für die Nutzung erforderlich; für den Weiterverkauf in der Regel alle.

9.  Benötigen wir Seriennummer,  Dongle und Passwörter ?

In der Praxis ist die Installation von Software mit Seriennummern und die Verwaltung der Seriennummern eine entscheidende Aufgabe. Hier muss im Einzelfall geprüft werden, ob und wie die Prozesse z.B. mit einer zentralen Seriennummer verbessert werden können.

10.  Wird ein Wartungsvertrag mit dem Lizenzgeber geschlossen?

Für SAP derzeit das Topthema Nr.1 : Wartung, oder besser Drittwartung. Die Politik des Unternehmens zwingt viele Anwender dazu, die 100% SAP Strategie zu verlassen. Dies gilt die den Nachkauf von Produkten und auch für den Wartungsbedarf. Politische und technische Fragen sind zu klären. Sinnvolle alternative Konzepte gibt es.

11.  Suche ich selber im Markt oder nutze ich besser einen Vermittler ?

Unternehmen stellen Marmelade her, oder passen auf unser Geld auf oder versichern mein Leben ; kein Software-Anwender baut Know-How in Randgebieten auf. Und keiner will dem Mitbewerber seine (IT-)Stategie freiwillig und vorab mitteilen. Somit immer anonym über einen Vermittler.

12.  Habe ich den Lizenzbedarf zumindest mittelfristig geplant ?

Man kann nicht alles planen. Wenn die Firmenleitung morgen beschließt, eine Unternehmung zu übernehmen, wird es die IT nicht als erstes erfahren. Trotzdem: Eine eigene IT Strategie sollte ein Teil der Antwort sein; kontinuierliches Lizenzmanagement, inkl Inventarisierung + Nutzungsanalyse schließen den Kreis der Planung.

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