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Kosten der Audit-Regel

Eingehende Überprüfung der vorhandenen Lizenzen eines großen Software-Herstellers durch einen Wirtschaftsprüfer kann teuer werden:

Auch wenn es heißt, der Softwarehersteller führe ein Audit durch, ist das nicht ganz korrekt. Anwender-Unternehmen werden meist per Selbstauskunft zur so genannten Lizenz-Prüfung aufgefordert.

SAP lässt in der Regel jährlich vom Kunden eine Software-Lizenz-Vermessung durchführen. Anhand des Ergebnisses erlaubt sich der Hersteller, fehlende Lizenzen automatisch in Rechnung zu stellen.

Microsoft bittet um das Ausfüllen und Zurücksenden der so genannten Deployment Summary Excel-Tabelle. Wer die Aufforderung des Herstellers ignoriert, muss mit einer formalen Kontaktaufnahme von Microsoft rechnen.

Ein Software-Lizenz-Audit für Microsoft Lizenzen ist mit Kosten verbunden. Da der Hersteller nicht eigene Mitarbeiter zum Kunden schickt, sondern einen Wirtschaftsprüfer mit der Überprüfung beauftragt, fallen Kosten für die externen Berater zzgl der Reisekosten an. Oft kommen die Prüfer von der KPMG. Eine typische Vereinbarung zur Kostenübernahme ist: Findet der Prüfer etwas, muss der Anwender die Prüfung bezahlen. Findet er nichts, bleibt der Hersteller auf den Kosten sitzen. Das führt sicher nicht dazu, dass dem Prüfer das Ergebnis egal ist. Interne Kosten des Anwenders bestehen größtenteils durch geleistete Arbeitsstunden im Vorfeld und bei der Prüfung. Nehme man als Beispiel ein Unternehmen mit drei dazugehörigen Firmen (eigenständige GmbH). Oft ist hier eine abschließende Lizenzprüfung in einem überschaubaren und vertretbaren Zeitraum nicht möglich. Deutsche DAX-Unternehmen besitzen im Durchschnitt 300 externe Unternehmen, oft mit angeschlossenem Aussendienst. Die Lizenzüberprüfung hier auf den Tag und den Punkt zu bringen erscheint in vielen Fällen praktisch nicht möglich. Was bedeutet das?

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