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Muss ich Software verwalten?

Da insbesondere in Unternehmen für den Ablauf des normalen Geschäftsbetriebs tagtäglich an verschiedenen Arbeitsplätzen innerhalb von verschiedenen Abteilungen oder auch in verschiedenen Niederlassungen oder Tochtergesellschaften eine Vielzahl an Software eingesetzt wird, ist ein genauer Überblick über die im Unternehmen verwendete Software und die Anzahl und Art der Lizenzen notwendig. Eine solche Überwachung wird auch als Software Lizenzmanagement oder nur Lizenzmanagement bezeichnet.

In Abhängigkeit von der Größe des Unternehmens, der Anzahl der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen aber auch von der Anzahl verschiedener Prozesse, die im jeweiligen Unternehmen ablaufen, ergibt sich meist eine größere oder kleinere Anzahl an verschiedener Software.

Im Zusammenhang mit dem Software Lizenzmanagement ist nicht nur von Bedeutung, wie viele Lizenzen für jede Software vorliegen, sondern auch welche Art von Lizenzen.  So können für eine Software ganz verschiedenen Ausprägungen der Lizenzen hinsichtlich der Art der Nutzung, der Berechtigungen oder auch der Verwendung von einem Laptop oder einer Arbeitsstation vorliegen.
Im Rahmen des Lizenzmanagements wird hier meist mit einer Datenbank gearbeitet, in welcher jede Software mit den jeweiligen Lizenzen aufgelistet wird.  Dabei wird das Software Lizenzmanagement in drei verschiedene Stufen unterteilt. In der ersten Stufe – der Softwareinventur – geht es um die Ermittlung der im Unternehmen bereits installierten Software.  In der zweiten Stufe werden die tatsächlich vorhandenen Lizenzen ermittelt. Dieser Schritt wird als Lizenzinventur bezeichnet. Im dritten Schritt gilt es, die installierte Software mit den vorhandenen Lizenzen abzugleichen. Das Ergebnis des so genannten Compliancechecks sollte sein, dass für jede installierte Software auch eine Lizenz vorhanden ist. Es kann allerdings, und das ist sehr wahrscheinlich, auch eine Lizenzüberdeckung oder Lizenzunterdeckung vorliegen. Insbesondere bei einer Lizenzunterdeckung muss gehandelt werden, da hier nicht nur Verstöße gegen den Lizenzvertrag sondern auch Urheberrechtsverstöße vorliegen können.

Um Über- bzw. Unterdeckungen hinsichtlich der Lizenz zu vermeiden, zählt unter anderem auch die Bedarfsplanung und die Beschaffung der Software und Lizenzen zum Lizenzmanagement. Für eine entsprechende Planung ist auch ein Wissen über die verschiedenen Prozesse und die Zahl der Personen, welche die jeweilige Software benötigen, erforderlich.  Ebenso zählen die Prüfung und Verwaltung der verschiedenen Softwareverträge mit den Richtlinien und Vorgaben zum Software Lizenzmanagement.

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