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Software-Lizenzüberprüfung und seine Grundlagen

Im Rahmen eines Software-Audit werden im Unternehmenseinsatz befindliche Softwarelizenzen bezüglich ihres Nutzungsumfangs und Nutzungsintensität überprüft, ob die reale Nutzung auch dem Nutzungsvertrag entspricht. Die Softwarehersteller verfolgen mit der Überprüfung das Ziel den Lizenzbestand zu aktualisieren sowie die tatsächliche Nutzung und den Lizenzbedarf zu ermitteln. Zur Vermeidung schwerer wirtschaftlicher Konsequenzen bei einer Lizenzüberprüfung ist ein klar strukturiertes Lizenzmanagement unbedingt erforderlich.

Vertragliche Basis eines Softwareaudits
Die Softwareunternehmen vereinbaren in den eigenen Lizenzverträgen vertraglich festgelegte so genannte Lizenz-Audit-Klauseln. Diese Klauseln erlauben es dem Hersteller bei einem Verdacht eines Lizenzverstoßes aktiv zu werden. Ob die Standard-Auditklauseln allerdings rechtlich wirksam oder unwirksam sind, kann nur durch eine Überprüfung (evtl besser extern) festgestellt werden. Wenn die Auditklauseln zum Beispiel keine fairen Regelungen bezüglich angemessener Fristen für eine Audit-Anmeldung beinhalten, so kann diese Klausel als unwirksam gelten.

Es ist vesrtändlich, dass der Softwarehersteller den Nutzungsumfang und Nutzungsstärke aller in einem Unternehmen eingesetzten Softwarelizenzen überprüfen will. Ob sich dies gegen die Interessen der Anwender richtet, sollte im Einzelfall geprüft werden. Einige der „festgelegten“ Regelungen sollten in jedem Fall verhandelt werden, damit die rechtlichen wie wirtschaftlichen Interessen der Lizenznehmer eine Berücksichtigung finden.

Folgende Regelungs-Punkte sollten die Audit-Klauseln eines Softwarelizenz-Vertrags beinhalten:

  • Faire Ankündigungsfrist
  • Überprüfung zu den allgemeinen Öffnungszeiten des Lizenznehmers
  • Anzahl, Zeitraum und Umfang des Lizenz-Checks
  • Wahl der Auditoren, wozu die Lizenzgeber, Wirtschaftsprüfer, Partner des Lizenzgebers und Lizenzmanagement-Firmen zählen
  • Klare Beschreibung der Prüfungspunkte
  • Berücksichtigung der Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse des Lizenznehmers
  • Berücksichtigung der Vertraulichkeit und Datensicherheit des Lizenznehmers
  • Kostenübernahme
  • Audit-Ergebniss bleiben geheim
  • Auditor-Haftung bei möglichen IT-Performanceproblemen, rechtlichen und wirtschaftlichen Konsequenzen einer Überlizensierung oder Unterlizensierung

Der Lizenznehmer kann eine unangemessene Benachteiligung durch die im Vertrag stehenden Standard-Auditklauseln nur durch eine Prüfung feststellen.
Bei Feststellung benachteiligter Audit-Klauseln erfordert dies auf jeden Fall eine Verhandlung mit dem Softwarehersteller mit der Unterstützung eines erfahrenen IT-Rechtsanwalts.

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