Anforderungen betriebswirtschaftlicher Software an Unternehmen

Die Anforderungen an die Unternehmen steigen und damit verbunden die Komplexität der Geschäftsabläufe. Die betriebswirtschaftliche Software und ERP-Systeme haben in den letzten Jahren verstärkt an Bedeutung gewonnen. Auf dem deutschen Markt gibt es für kleine und mittelständische Firmen über 300 verschiedene Software-Produkte, da der Markt als zerklüftet und unübersichtlich gilt. Die Vielfalt der verfügbaren Softwarelösungen erschwert die Auswahl der passenden Programme abgestimmt auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens.

Je nach Größe der Firma fallen die Anforderungen sehr unterschiedlich aus und darauf basierend erfolgt die Programmauswahl. Nach einer Studie des Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) aus dem Jahr 2009 kommen bei Firmen mit weniger als 50 Mitarbeitern nur bei 35 Prozent keine ERP-Systeme zum Einsatz. Wie die Marktforschungsfirma Icon Added Value im Jahr 2007 bei einer Befragung von 1500 kleinen mittelständischen Firmen ermittelte, verzichteten 12 Prozent der Befragten ganz auf den Einsatz eines Computersystems bei der Betriebsführung. Nur 43 Prozent setzen überhaupt kaufmännische Software ein. Der übrige Anteil der Umfrage-Teilnehmer verwendet zwar Computer aber erledigt die kaufmännischen Abläufe im Unternehmen mit Microsoft Office, Excel bzw. Access.

Im Finanz- und Rechnungswesen kommt betriebswirtschaftliche Software mit einem Anteil von 82 Prozent besonders stark zum Einsatz, gefolgt von der Auftragsbearbeitung mit 65 Prozent. Bei Handwerksbetrieben setzen 60 Prozent keine kaufmännische Software ein sondern Rechnungen werden per Microsoft Word ausgedruckt und zentrale Geschäftszahlen der Firma fehlen. Die Auftragsbearbeitung läuft nicht reibungslos und verursacht Fehler.

Wenn sich Unternehmen dennoch für eine ERP-Software entscheiden, so wird meist ein zu umfangreiches System ausgewählt wovon etwa nur 20 Prozent tatsächlich genutzt werden. Eine Beratung durch ein spezialisiertes Softwarehaus oder IT-Dienstleisters kann die Auswahl der richtigen ERP-Lösung erleichtern. Der ERP-Einsatz resultiert in einer deutlichen Steigerung der Effizienz, weil manuelle Arbeitsschritte von der Software übernommen werden, sich Aufträge in kürzerer Zeit bearbeiten lassen und der Geschäftsführer zu jedem Zeitpunkt alle Unternehmensdaten abrufen kann.

Ein kleines Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern benötigt keine komplexe ERP-Lösung mit Rechnungswesen und Controlling. Hier ist oft eine Software mit Buchhaltungsfunktionen ausreichend und dazu zählt zum Beispiel das Programm Wiso mein Büro, welches mit kostenpflichtigen Modulen den Bedarf entsprechend erweitert werden kann. Mittelständische und große Firmen benötigen hingegen ein ERP-System welches alle Geschäftsabläufe abdeckt und einen Überblick zu den Geschäftsdaten bietet.

Das Cloud Computing wird bei Firmen immer stärker eingesetzt. Besonders in Hinblick auf den steigenden Bedarf nach Rechenleistung sind Firmen dazu gezwungen regelmäßig ihre Hardware als auch Software zu erweitern. Bei einer Cloud handelt es sich um eine externe Rechenleistung die über das Internet verfügbar ist und angemietet werden kann. Zur Datenspeicherung wird das Cloud Computing verstärkt genutzt und teilweise betriebswirtschaftliche Abläufe wie Teilbereiche der Buchhaltung (Rechnungstsellung) in eine Datenwolke ausgelagert. Eine Datenwolke kann günstig gemietet werden und erspart dem Unternehmen den Kauf teurer Hardware. Die Kostenersparnis, weltweiter Datenzugriff und Datenschutz stehen im Vordergrund. Deutsche Unternehmen vertrauen vorwiegend auf europäische Cloud-Anbieter, weil US-Cloudanbieter durch den NSA-Datenskandal als wenig vertrauenswürdig angesehen werden. Die Datenspeicherung in der Cloud bedeutet für die Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner einen zentralen Zugriff auf in der Datenwolke gespeicherte Daten und zwar weltweit unabhängig vom aktuellen Standort. Der Zugriff auf die Daten kann auf bestimmte Nutzerkreise beschränkt werden und gewährleistet Sicherheit im Datenschutz. Die Kosten einer Cloud sind erheblich geringer als die Investition in neue Computersysteme, weshalb immer mehr Unternehmen auf die Datenwolke setzen.

Im Vorfeld der Einführung einer ERP-Software in Unternehmen erfolgt eine Anforde-rungsanalyse. Danach werden die Geschäftsprozesse untersucht und ein Plan erstellt welche ERP-Lösung optimal ist. Nach der Auswahl des richtigen Programms übernimmt der Softwarehersteller die Einrichtung, Installation und Betreuung des ERP-Systems. Der vereinbarte Dienstleistungsvertrag zwischen dem Unternehmen und Anbieter umfasst die Wartung, Service, Support und Schulungen. Die Vorteile von ERP sind eine Kostenersparnis, Optimierung der Betriebsabläufe und eine Zeitersparnis.

Quellen:
http://www.business-wissen.de/artikel/erp-systeme-betriebswirtschaftliche-softwareloesungen-auch-fuer-kmu-rentabel/
http://www.insigma.de/software-produkte/produkte/sage.html
http://www.fides-kemsat.de/index.php?id=1226