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Software – Hersteller und das Vertragswerk

Auf dem Markt gibt es Softwarehersteller, die ihren Kunden umfassende Kaufverträge bieten. Neben Microsoft bieten diese erweiterten Verträge auch Oracle und Adobe an.  Der US-Softwarekonzern Microsoft hat mit seinem „Enterprise Agreement Programm“ ein Programm aufgelegt mit dem Kunden zusätzliche Lizenzen für ihre genutzte Software erwerben können. Einmal pro Jahr erhält der Kunde dafür eine Aufforderung, einen Abgleich für alle in den letzten zwölf Monaten hinzugefügten Lizenzen mit dem Enterprise Agreement durchzuführen.

Es handelt sich bei diesem Abgleich um den so genannten „True Up“-Prozess, wo alle Qualifizierten Desktops, Qualifizierten Nutzer und die genutzten Zusätzlichen Produkte erfasst werden, die im Verlauf des Jahres in der Firma hinzugefügt wurden. Die Kunden haben damit die Möglichkeit die Aktivposten zu administrieren.

Die Administration bietet einen Überblick darüber, welche Lizenzen sich im Firmenbesitz befinden, wo Programme fehlen und welche Software hinzugefügt werden muss, um die bestehende Effizienz beizubehalten. Im Rahmen des „True Up“-Prozesses sorgt der verantwortliche Softwareberater oder Enterprise Software Advisor für den richtigen Ablauf und überprüft eventuelle Änderungen an den Lizenzprodukten, die sich im Firmeneinsatz befinden.

Der Enterprise Software Advisor berät das Unternehmen außerdem dabei, welche neuen Produkte von Vorteil sind. Er ermittelt die Endprodukte im Enterprise Agreement und die Anzahl der erforderlichen Lizenzen. Der Softwareberater unterstützt den Kunden dabei den Zeitplan für die Umsetzung des Auftrags einzuhalten.  Bei Fälligkeit des True Up-Prozesses erfolgt seitens des Beraters eine Qualitätssicherungsprüfung und abschließend die Auftragserteilung an Microsoft. Der Softwarehersteller übermittelt dem Kunden am Ende eine Auftragsbestätigung und liefert die bestellten Produkte an das Unternehmen.

Die Laufzeit des Enterprise Agreement beläuft sich auf drei Jahre und verpflichtet den Kunden dazu einen Auftrag jährlich an Microsoft zu erteilen. In einem Kalenderjahr kann eine beliebige Anzahl an True Up-Bestellungen aufgegeben werden. Eine Bestellung muss einmal pro Jahr innerhalb des EA-Zeitraums erfolgen. Der Bestellzeitraum muss 60 Tage vor bzw. maximal 15 Tage nach dem Jahrestag des EA-Registrierungsdatums liegen. Sollte in einem Kalenderjahr keine einzige True Up-Bestellung aufgegeben worden sein, so muss der Kunde dennoch eine „Nullverwendungs-True-Up-Bestellung“ erteilen und dabei handelt es sich um ein Konzern-Update.

Vorteile
Ein Kunde entscheidet sich für einen EA-Vertrag, um von damit verbundenen Vorteilen zu profitieren. Der Erwerb der Lizenzen erfolgt unter einem zentralen Vertrag. Er kann wählen, ob er die Lizenzen als klassische Software oder als Microsoft Cloud Service erwerben möchte. Beide Varianten lassen sich bei Bedarf kombinieren. Es werden Volumenrabatte basierend auf dem Umfang des Abnahmevolumens gewährt. Im Enterprise Agreement ist die Software Assurance enthalten. Die Software Assurance erweitert die Nutzungsrechte, die ausgewählte Einsatzbereiche erlauben wie mobiles Arbeiten oder Ressourcen-Optimierung im Rahmen virtualisierter Rechenzentren. In der Assurance sind weitere Leistungen wie End User online Trainings, Deployment Workshops oder 24*7 IT-Support enthalten.

Das Handling und Management von gebrauchten Microsoft Software erscheint deutlich einfacher und zudem deutliche preiswerter. Wichtig in diesem Zusammenhang ist uch noch, dass zusätzlich zu den Verträgen mit dem Hersteller können natürlich gebrauchte Office Produkte zusätzlich im freien Markt erworben werden.

Zur Nutzung eines Enterprise Agreement muss der Kunde ein  Microsoft Product and Service Agreement (MPSA)  abgeschlossen haben. Die MPSA ersetzt das bisherige Microsoft Business and Services Agreement (MBSA) und beinhaltet einen optimierten Vertragsaufbau, flexible transparente Vertragsoptionen, Unterstützungs-Tools und eine vereinfachte Lizenzierung einer hybriden Cloud.

Der MPSA-Vertrag führt die Bestimmungen des Select-Plus-Vertrags, des MBSA und des Microsoft Online Subscription Agreements in ein Vertragswerk zusammen. Der Select-Plus-Vertrag gilt für die Bedarfsbeschaffung. Bei Abschluss eines MPSA erhält der Kunde einen Purchase Account (PA), mit dem er Beschaffungsstrukturen einzelner Organisationsbereiche seines Unternehmens innerhalb des Vertrags abbilden kann. Das MPSA-Lizenzmodell wurde für hybride Cloud-Lösungen in Firmen geschaffen. Der PA ist ein Einkaufskonto und der Kunde kann sowohl den Umfang als auch Art dieses Kontos selbst festlegen.

Ein Einkaufskonto wird als Vertragsverwalter eingerichtet und es lassen sich Berechtigungen erteilen bzw. widerrufen. Alle erworbenen Produkte und Online-Services sind den jeweiligen Einkaufskonten untergeordnet und sind Bestandteil des entsprechenden MPSA. Basierend auf einem Preisstufenmodell werden die Preise ermittelt. Die Softwareprodukte werden in der MPSA in die Produktpools Systeme, Server und Anwendungen eingeteilt. Innerhalb der genannten Bereiche gelten Preisstufen. Je Pool errechnen sich die Preisstufen auf Grundlage des jeweiligen Einkaufsvolumens.

Das Lizenzmanagement wird mit dem EA und MPSA für Unternehmen deutlich vereinfacht und die Kosten für Software-Einkäufe durch die gewährten Rabatte reduziert.

Quellen:
http://news.digicomp.ch/de/2014/02/20/veraenderung-bei-der-microsoft-lizenzierung/
http://www.mittelstandswiki.de/wissen/Microsoft_Products_%26_Services_Agreement

Enterprise Agreement raubt Entscheidungsfreiheit
Das Enterprise Agreement eröffnet Unternehmen zwar die Möglichkeit kosteneffektiv die neuesten Microsoft-Programme zu erwerben aber auf der anderen Seite bedeutet dies eine starke Einschränkung der Entscheidungsfreiheit. Denn es werden alle Desktops, CPUs und Systeme erfasst, auf denen Microsoft-Produkte laufen und schließt das Betriebssystem Windows mit ein.

Die Verantwortlichen eines Unternehmen binden sich mit ihrer Unterschrift unter einen EA-Vertrag für drei Jahre an Microsoft und den damit verbundenen Kosten. Die Kosten resultieren vor allem durch die Verpflichtung jährlich mindestens eine Software-Bestellung im Rahmen des „True Up“-Prozesses aufzugeben, selbst wenn keine neuen Programme benötigt werden sollten.

Die Erfassung der gesamten Systeme auf denen Microsoft-Produkte laufen bedeutet eine totale Transparenz gegenüber dem Software-Monopolisten aus Redmond. Basierend auf der erfassten Hardware kann Microsoft die genaue Anzahl neuer Softwarelizenzen ermitteln. Die lange EA-Vertragslaufzeit sichert dem Konzern für drei Jahre pro EA-Vertrag eine sichere Einnahmequelle, weil die vertraglich gebundenen Firmen zwangsweise jährlich mindestens eine Bestellung aufgeben müssen.  Je nach Unternehmensgröße können die Einnahmen aus einer Bestellung sich auf einen Millionenbetrag belaufen.

Die Einrichtung des Enterprise Agreement hat Microsoft ausschließlich zur Sicherung seiner Einnahmen beschlossen, da sich unter anderem das neue Betriebssystem Windows 8 wegen seiner unbeliebten Touch-Bedienung vor allem bei Firmen schlecht verkauft. Nur Unternehmen, die auf aktuelle Software aus dem Hause Microsoft angewiesen sind, profitieren von dem EA-Programm, während alle anderen und dabei vorwiegend kleinere Firmen praktisch umsonst Geld ausgeben. Zum Beispiel wird sich die Textverarbeitung Microsoft Office in einem Jahr bezüglich ihrer Funktionen nicht sonderlich stark verändert haben, weshalb nicht unbedingt die aktuellste Version für den täglichen Einsatz erforderlich ist.

Adobe und Oracle
Wie Microsoft setzen auch die Softwarehersteller Oracle und Adobe auf ein vergleichbares Modell des Enterprise Agreement zur Kundenbindung.

Bei Adobe (http://www.adobe.com/ch_de/volume-licensing/business/enterprise-agreement.html) erhalten Unternehmen, die sich für einen EA-Vertrag hohe Rabatte gestaffelt nach der Menge der erworbenen Lizenzen. Die Höhe der Vergünstigungen basiert auf dem Auftragswert der Erstbestellung. Die Laufzeit eines Adobe EA-Vertrags beläuft sich auf drei Jahre.

Eine Besonderheit ist die Gewährung eines dreijährigen Preisschutzes auf Basis der Erstbestellung. Im Rahmen ihres EA-Vertrags können Firmen alle Programme der Adobe Acrobat Produktfamilie und Adobe Presenter erwerben. Alle EA-Vertragskunden erhalten einen umfassenden 24-Stunden-Support während der gesamten Vertragslaufzeit.

Der Softwarehersteller Oracle (http://www.cio.de/strategien/2257751/) hat mit dem Unlimited Licence Agreement (ULA) eine Pauschal-Konzernlizenz eingeführt. Die Laufzeit der ULA liegt zwischen zwei und fünf Jahren. Die ULA wird in Deutschland seit dem Jahr 2006 angeboten, umfasst gebündelt die Nutzungs- und Wartungsbedingungen aller im Unternehmen eingesetzter Oracle-Software. Die Besonderheit ist der Verzicht auf eine vertraglich festgelegte Lizenzanzahl. Der Preis wird basierend auf einer gemeinsamen Verbrauchsprognose ermittelt und festgelegt. Vertraglich wird die Zahl der Lizenzen als »unlimitiert« beschrieben.

Nach Ablauf des ULA-Vertrags wird festgestellt, wie viel Oracle-Programme tatsächlich verbraucht wurden. Sollte das Ergebnis unter der Prognose liegen, erhält der Kunde keine Erstattungen und einen weiterhin gleichbleibenden Support. Wenn die bei Vertragsunterzeichnung festgelegte Lizenzanzahl überschritten wurde, muss der Kunde keine Nachzahlung fürchten, sondern die real genutzten Lizenzen werden festgeschrieben.

Die Vorteile der ULA für den Kunden sind bessere Rabatte, ein umfassender Support, ein geringerer Aufwand im Lizenzmanagement und ein bessere Verwaltung der Verträge. Die Koordination zwischen der IT-Einkaufsabteilung und der Softwarenutzung erfährt eine Verbesserung. Der ULA-Vertrag wiegt die Unternehmen in Sicherheit, aber sie sollten dennoch ein strukturiertes Lizenzmanagement betreiben, um optimal vom Oracle Unlimited Licence Agreement profitieren zu können.

Alle drei Softwarekonzerne erzielen ihre Einnahmen nicht nur durch den Softwareverkauf. Die Umsätze werden verstärkt mit Wartungs-, und Serviceverträgen erzielt, da sie eine relativ sichere Einnahmequelle darstellen.

Die Nachteile des EA und vergleichbarer Programme sind die sehr lange Laufzeit, die Verpflichtung einmal jährlich eine Bestellung aufzugeben und die damit verbundenen eigentlich unnötigen Ausgaben. Das Unternehmen kann durch das EA den Händler nicht frei wählen, sondern kann die Software ausschließlich bei Microsoft, Oracle oder Adobe erwerben. Gebrauchte Software bietet hier eine Alternative zu dem „Luxusprogramm“ von Microsoft, weil hier bis zu 50 Prozent gegenüber dem Neupreis gespart werden kann und der Kunde technische Unterstützung durch den Support erhält.

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