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Posts Tagged ‘Lizenz-Management’

Was hat Lizenzmanagement mit Risikomanagement zu tun?

Zu den Maßnahmen des Risiko-Managements und der IT-Compliance gehört auch ein funktionierendes Lizenz-Management. Seine Aufgabe ist es, die korrekte Lizenzierung der eingesetzten Software sicherzustellen.

Quelle: http://www.computerwoche.de/a/it-compliance-alles-was-recht-ist,1869910,4

Autor: Dr. Kevin Max von Holleben, Lexton RA

Gebrauchte Software – Profitieren beim Einkauf und Verkauf

Verkauf Stille Software

Durch den Verkauf der nicht mehr benötigten Lizenzen können Unternehmenswerte, welche bereits abgeschrieben sind, wieder reaktiviert und in liquide Mittel verwandelt werden. Vielen Unternehmen ist aufgrund mangelnden Lizenz-Managements nicht einmal bewusst, wie viel Kapital auf ihren Rechnern brachliegt, welches sie für weitere Investitionen nutzen könnten. So auch bei einem großen Anlagenbauer, der international tätig ist: Als Antwort auf die Wirtschaftskrise erwog man bereits die Option, Stellen abzubauen; doch mit Hilfe eines Lizenzexperten konnten schnell überschüssige Software und Lizenzen ausgemacht werden, für welche man jahrelang unnötigerweise Wartungskosten gezahlt hatte. Der Verkauf schließlich sorgte für einen unerwartet hohen Geldbetrag, der die Investitionssicherheit des Unternehmens gewährleisten konnte.

Einkauf Stille Software

Auf der anderen Seite bekommen Käufer ein qualitativ neuwertiges Produkt zu einem bis zu 50 % reduzierten Preis. „Gerade für Unternehmen wie unseres, welchem leider nur ein begrenztes IT-Budget zur Verfügung steht, oft die einzige Möglichkeit, an hochwertige Software zu kommen, wie sie aus Kostengründen sonst nur große Unternehmen oder Konzerne nutzen können“, äußert sich der IT-Leiter eines mittelständischen Unternehmes aus dem Kölner Raum. „Einige Unternehmen wollen zudem gar nicht auf die neuesten Versionen ihrer Unternehmenssoftware umsteigen“, ergänzt Axel Susen, Geschäftsführer des Gebrauchtsoftwarehändlers susensoftware. „Viele der neuen Funktionen werden schlicht nicht benötigt. Gebrauchtsoftwarehändler sind oftmals die einzigen, die noch bewährte Produkte führen.“

Der Kauf von gebrauchter Software ist im IT Alltag nicht mehr weg zu denken. Die Kundensituationen zeigen, dass die Hersteller oft ihre Einwilligung für die Übertragung von gebrauchten Lizenzen geben und dafür von den Gebrauchthändlern manchmal einen Teil des Umsatzes weitergeleitet bekommen.

Für SAP Angebote gilt, dass Systemhäuser sich anstrengen, den Preis der gebrauchten Lizenzen zu unterbieten.

Im SAP Umfeld zeigt sich, kommt es zu keiner Übertragung, so kommt es jedoch zu einem Angebot der Systemhäuser oder Hersteller, welches den Preis der Gebrauchten Lizenzen unterbietet.

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Was ist beim Kauf von Software-Lizenzen zu beachten?

1.  Welche wichtigen Dokumente gehören in den Tresor ?

In den Unternehmen werden regelmäßig Volumenlizenzen erworben. Es handelt sich dabei oft einfach um einen Kaufvertrag, oder wie bei Microsoft um ein Lizenzvertrag mit einer Vertragsnummer und z. B. einer Beitrittnummer.

2.  Kann der Bedarf an Lizenzen in kleine Pakete gestückelt werden?

Der Verkauf von kleineren Einheiten,  z. B. 100, gestaltet sich einfacher, als einen Vertrag mit 3400 Lizenzen zu veräußern. Auch die unterschiedlichen Produkte sollten, wenn möglich, nicht in einen Vertrag, um flexibler zu sein.

3.  Ist mein Bedarf geprüft worden ?

Software-Lizenzmanagement ist seit Jahren ein Seminarthema. Jetzt ist es an der Zeit, die Früchte der Arbeit einzufordern, um eine sichere Planung zu gewährleisten.

4.  Habe ich Alternativen zum Kauf zusätzlicher Lizenzen ?

Wer ist in der Lage, Alternativen zum Nachkauf auszuarbeiten? Lizenzberater, die erfolgsabhängig arbeiten, scheinen kein schlechter Tipp.

5.  Wie sehen die Lizenzen aus ?

Die Frage würden die Anwender gerne beantwortet wissen. Kein Hersteller wird Ihnen das derzeit klar beantworten. Je mehr Unsicherheit herrscht, desto mehr Umsatz….

6.  Verhindern meine Verträge den Zukauf ?

Verträge mit Softwareherstellern können Klauseln enthalten, die bei Abschluss unwichtig erschienen. Die Wirksamkeit sollte von Fachjuristen beurteilt werden. Das Gleiche gilt auch für AGB und Preislisten. Hier finden sich oft Formulierungen, die einseitig vorteilhaft und somit oftmals ungültig sind.

7.  Hilft ein externer Berater ?

Während im Mittelstand ein Kunde regelmäßig alle 3 Jahre mit z. B. SAP verhandelt, führt der Verkäufer wahrscheinlich 3 Mal am Tag diese Gespräche. Wer ist übervorteilt? Nur als freier Berater kann mehr Wissen auch über die Branchen hinweg gesammelt werden.. Diese Erfahrung kann man nutzen.

8.  Benötigen wir Datenträger, Verpackung und Handbücher ?

Je nach Software-Produkt sind nur einzelne Bestandteile eines Produktes für die Nutzung erforderlich; für den Weiterverkauf in der Regel alle.

9.  Benötigen wir Seriennummer,  Dongle und Passwörter ?

In der Praxis ist die Installation von Software mit Seriennummern und die Verwaltung der Seriennummern eine entscheidende Aufgabe. Hier muss im Einzelfall geprüft werden, ob und wie die Prozesse z.B. mit einer zentralen Seriennummer verbessert werden können.

10.  Wird ein Wartungsvertrag mit dem Lizenzgeber geschlossen?

Für SAP derzeit das Topthema Nr.1 : Wartung, oder besser Drittwartung. Die Politik des Unternehmens zwingt viele Anwender dazu, die 100% SAP Strategie zu verlassen. Dies gilt die den Nachkauf von Produkten und auch für den Wartungsbedarf. Politische und technische Fragen sind zu klären. Sinnvolle alternative Konzepte gibt es.

11.  Suche ich selber im Markt oder nutze ich besser einen Vermittler ?

Unternehmen stellen Marmelade her, oder passen auf unser Geld auf oder versichern mein Leben ; kein Software-Anwender baut Know-How in Randgebieten auf. Und keiner will dem Mitbewerber seine (IT-)Stategie freiwillig und vorab mitteilen. Somit immer anonym über einen Vermittler.

12.  Habe ich den Lizenzbedarf zumindest mittelfristig geplant ?

Man kann nicht alles planen. Wenn die Firmenleitung morgen beschließt, eine Unternehmung zu übernehmen, wird es die IT nicht als erstes erfahren. Trotzdem: Eine eigene IT Strategie sollte ein Teil der Antwort sein; kontinuierliches Lizenzmanagement, inkl Inventarisierung + Nutzungsanalyse schließen den Kreis der Planung.

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Gebrauchte Software: Ende eines Geschäftsmodells?

SaaS und Mietmodelle begrenzen den Zweitmarkt

Verschiedene Urteile deutscher Gerichte haben inzwischen immer mehr Teilbereiche des Handels mit gebrauchter Software geklärt. Vielen großen Softwareherstellern ist der Zweitmarkt, ebenso wie ein durchdachtes Lizenz-Management der Anwenderunternehmen, ein Dorn im Auge: Beides bedeutet im Endeffekt sinkende Einnahmen. Können die Monopolisten durch Mietmodelle die Gebrauchtsoftware-Händler vom Markt verdrängen?

Der Markt für gebrauchte Software existiert bereits seit zehn Jahren. In dieser Zeit wurden in Deutschland einige Urteile gesprochen, die die Position von Händlern und Anwendern gestärkt haben, wie z.B. das OEM-Urteil oder andere Entscheidungen, die sich auf den Erschöpfungsgrundsatz berufen. Auffällig ist, dass es bereits seit einiger Zeit keine neuen Verhandlungen oder Urteile gibt, die sich mit gebrauchter SAP-Software beschäftigen. Dabei sind einige Entscheidungen noch offen: So gibt es beispielsweise noch keine höchstrichterliche Entscheidung zum Thema Splitten von SAP-Volumenlizenzen.

Monopolisten versuchen oftmals, gegen gebrauchte Software vorzugehen, da sie durch die Konkurrenz Marktanteile verlieren. Trotz der teilweise fragwürdigen Methoden, die sie dabei gebrauchen, sind in Deutschland inzwischen über ein Dutzend Fachhändler für gebrauchte Software aktiv – so viele wie in keinem anderen Land.

Doch auch Lizenz-Management stellt für die Softwarehersteller eine Bedrohung dar. „Bisher haben große Softwarehersteller jährliche Vermessungen durchgeführt, um Unterlizenzierungen festzustellen und den Kunden zur direkten Bestellung zu zwingen – kartellrechtlich ist ein solches Verhalten sicher zu bemängeln“, so Axel Susen, Geschäftsführer von susensoftware. Ein genauer Überblick über die Lizenzen stärkt die Position des Anwenderunternehmens, da Monopolisten weitaus weniger Druck auf sie ausüben können.

Bedeutet SaaS das Ende für gebrauchte Software?

Mietmodelle und Software as a Service (SaaS) befinden sich im Trend bei Softwareherstellern: Die Software wird im Internet gehostet und gewartet, die Kunden haben weltweit von jedem PC Zugriff darauf. Updates werden mit hoher Frequenz zentral installiert, sodass es keine ‚neuen’ und ‚alten’ Versionen gibt – ein Zweitmarkt für Mietsoftware kann insofern nicht existieren. Sollte SaaS zum neuen Standard werden, könnte dies das Ende für gebrauchte Software bedeuten.

Wird Softwareherstellern nicht langfristig das Geld zum Weiterentwickeln ihrer Produkte fehlen, wenn Kunden lieber zu preisgünstigeren älteren Versionen greifen? „Stille Software behindert nicht die Weiterentwicklung von Softwareprodukten“, stellt Susen klar. „Es ist doch in allen Wirtschaftsbereichen die gängige Praxis, Güter so lange zu verwerten, wie es ihre Lebensdauer zulässt. Ich halte es eher für moralisch bedenklich, unter Ausnutzen des Monopols Geschäfte zu machen. Stille Software hingegen ist ein Produkt des freien Marktes. Obwohl der Markt frei ist, ist das Angebot knapp und Schnäppchenjäger müssen sich beeilen.“

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Mit Ordnungsmitteln gegen die Ohnmacht

Lifecycle gegen die Interessen der Hersteller?

Große Softwarehersteller nutzen ihre monopolähnliche Stellung, um mit Lizenzkontrollen massiven Druck auf Anwenderunternehmen auszuüben. Ein transparentes und standardisiertes Lizenzmodell wäre für die Kunden die bessere und günstigere Lösung. So greifen Anwender auf Information Lifecycle Management (ILM) zurück, um ihr Lizenz-Management zu optimieren – sehr zur Verärgerung der Softwarehersteller.

Softwarehersteller belasten mit Software-Audits das Verhältnis zu ihren Kunden und schaffen ein Klima des Misstrauens. Vor Ort überprüfen Kontrolleure, ob beim Anwenderunternehmen eine Unterlizenzierung vorliegt. In einem solchen Fall reichen die angedrohten Konsequenzen von einer Neujustierung der Verträge bis hin zu einer vollen Nachzahlung des Kaufpreises einschließlich Zinsen. Zusätzlich drohen hohe Strafzahlungen bis hin zu Gefängnisstrafen für die Verantwortlichen. Der Druck, ja keine Fehler machen zu dürfen, ist dadurch enorm.

Anwender wünschen sich möglichst einfache Lizenzmodelle. Die Softwarehersteller dagegen entwickeln immer komplexere Modelle und scheinen bemüht, jegliche Transparenz in den Modellen zu vermeiden. Die Folge: Aus Unwissenheit und als Vorsichtsmaßnahme gegen Software-Audits werden oft zu viele Lizenzen erstanden. Dazu Thomas Gerick von der USU AG: „Die meisten Unternehmen mit über 5000 Mitgliedern sind überlizenziert – das bedeutet bis zu 60 % an Mehrausgaben für Software.“ „Die Kunden geraten in eine für sie undurchsichtige Lage, die leicht in einer Ohnmacht enden kann. Um aus diesem Dilemma wieder herauszukommen, müssen es die Kunden schaffen, Ordnung in ihren Lizenz-Dschungel zu bringen,“ weiß Axel Susen, Geschäftsführer von susensoftware.

Verwaltung von Softwarelizenzen sorgt für den nötigen Überblick

Softwareverwaltung spielt eine immer wichtigere Rolle in Anwenderunternehmen. Mit dem Einsatz eines durchdachten Lizenz-Managements kann sowohl eine Über- als auch Unterlizenzierung vermieden werden. Das bringt den Unternehmen auf der einen Hand bares Geld: Überschüssige Lizenzen können an spezialisierte Händler wie susensoftware verkauft, und fehlende Lizenzen gebraucht günstig angekauft werden. Andererseits gewährleistet es einen hohen Rechtsschutz und sorgt so dafür, dass die Monopolisten nur bedingt Druck auf die Anwender ausüben können. Eine optimierte Lizenz-Verwaltung ist daher gegen die Interessen großer Softwarehersteller, bedeutet sie doch sinkende Einnahmen auf ihrer Seite.

Ob sich die Anwender mit ihrem Wunsch nach einem transparenten Lizenzmodell durchsetzen werden, ist noch unklar. Werden die Softwarehersteller den Kunden dazu zwingen, ihr Monopol zu akzeptieren, oder wird es den Kunden gelingen, in diesem Konflikt die Oberhand zu behalten? Momentan zeichnet sich ab, dass die IT-Verantwortlichen selbstbewusster werden und sich organisieren; wünschenswert wäre eine stärkere Unterstützung durch die eigene Geschäftsleitung.

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Raubkopien werden nicht eingesetzt

Software-Lizenzen gewinnbringend bewirtschaften

Statistische Erhebungen der BSA (Business Software Alliance) gehen davon aus, dass jede dritte Softwareinstallation illegal, d.h. nicht korrekt lizenziert im Einsatz ist. Die häufigste Ursache dafür ist der leichtfertige Umgang mit dem Wirtschaftsgut „Software“ und mangelndes Softwaremanagement.

Software kostet viel Geld. Deshalb erfreuen sich Raubkopien in privaten Haushalten einer gewissen Beliebtheit. Aber nicht nur dort: Auch Unternehmen bleiben nicht davon verschont – meist aus Unwissenheit heraus. „Wir können die Zahlen der BSA für Deutschland nicht bestätigen, deshalb gehen wir davon aus, dass insbesondere der asiatische Markt gemeint ist. Trotzdem: In den meisten Unternehmen besteht kein Überblick, welche Software wo und wie oft eingesetzt und ausreichend durch Lizenzen gedeckt ist.“ berichtet Thorsten Groll von der CTC ComputerTraining&Consulting aus Idstein. „Keinen ausreichenden Überblick über die eigene Unternehmenssituation im Bereich der eingesetzten Software zu haben, entbindet die Geschäftsleitung nicht von der Verantwortung, lizenzrechtliche Bestimmungen einzuhalten. Bei Verstößen haften die Unternehmer sogar persönlich, und es drohen Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren.“

Technisch gesehen reicht ein Installationsmedium (z.B. CD, DVD) aus, um beliebig viele Installationen durchzuführen. Weil es so einfach ist und in vielen Fällen das Computernetzwerk kaum zu kontrollieren ist, werden auch kleinere Unternehmen ein Lizenzmanagement einführen. Eine der ersten Aufgaben eines Lizenzmanagers ist den derzeitigen Bestand im Unternehmen zu sichten. Anhand der Nutzungsanalyse von Soft- und Hardware in Korrelation mit einem Lizenzmanagement identifiziert ungenutzte IT-Komponenten, die aus Wartung und Aktualisierung herausgenommen und weiterverkauft werden können. Als eine der Firmen in Deutschland hat sich die Metrix Consulting aus Hofheim auf die Analyse der Software- und Hardwarenutzung in Unternehmen spezialisiert. „Wir identifizieren ungenutzte oder schwach genutzte IT-Komponenten. Herkömmliches Asset- und Lizenzmanagement kann die Einsparpotentiale nicht aufzeigen, weil es nicht mit einer Nutzungsanalyse verknüpft ist. Erst wenn die reinen Bestandsdaten mit Lizenz- und Nutzungsdaten korreliert werden, stehen genügend Informationen zur Verfügung, um den Einsatz von Betriebsmitteln zu optimieren“, versichert Jörg Henschel, Geschäftsführer der Metrix Consulting GmbH. „Ganz nebenbei fällt auf, dass sehr oft Software, die ohne Wissen des Unternehmens und ohne Lizenz installiert wurde, gar nicht genutzt wird. Mit unseren Tools werden diese Produkte gefunden und sofort eliminiert, d.h. gelöscht.“

Das Lizenzmanagement lohnt sich auch finanziell, denn es werden z.B. Überbestände im ersten Schritt aus der Wartung herausgenommen, so dass hier keine weiteren Gebühren mehr fällig sind, oder auf einem internen Marktplatz des Unternehmens einer Mehrfachverwendung zugeführt. Im zweiten Schritt werden die Lizenzen auf dem deutschen Markt von z.B. susensoftware als stille Software verkauft und damit in einen positiven Cash Flow für den Verkäufer zurückverwandelt.

„Der Kauf oder die vorherige Nutzung der Software haben nicht die Qualität verändert, wohl aber den Preis.“ erklärt Axel Susen, Geschäftsführer von susensoftware GmbH in Aachen. Mit Software verhalte es sich wie mit Gold: Es kann immer wieder verwendet werden, es wird nicht schlechter und es erfreut den Käufer.

„Ich empfehle meinen Kunden zumindest auf die Bekanntmachung der originalen Lizenzdokumente zu bestehen. Es sollte doch erkennbar sein, wer die Software vorher genutzt hat und welche Vertragsnummer übertragen wird.“ erklärt Axel Susen, Experte für den Handel mit stiller Software. „Alle diese kaufmännischen Informationen werden im Lizenzmanagement gesammelt.“

Dabei bildet das Vertragsmanagement die kaufmännische Seite mit den unterschiedlichsten Verträgen (Erfassung der Lizenzverträge, Abbildung der Lizenzinformationen, Rahmenverträge, Wartungsverträge) ab.

Torsten Groll: „Mit der Einführung eines Lizenzmanagement-Tools, verschaffen Sie sich einen genauen Überblick über ihre IT-Infrastruktur, alle IT- Investitions- und Anlagegüter und vermeiden so unnötige Kosten, erhalten Transparenz, Rechtssicherheit und erhöhen damit deutlich die Qualität in ihrem Unternehmen.“ Funktionierendes Lizenz-Management

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Ungeahnte Liquiditätsreserven durch stille Software, Teil 4

Nutzungsanalyse

Ein weiterer Weg zur Kostenreduzierung ist eine Nutzungsanalyse.

Eine Software-Nutzungsanalyse kann Lizenzmodelle, Software-Upgrades und Wartungsverträge dergestalt optimieren, dass bilanzwirksame Kosteneinsparungen im großen Rahmen entstehen. Die Ermittlung der täglichen Nutzungszeit und der Verteilung im Unternehmen bieten zum Beispiel die Möglichkeit, Überlizenzierung zu vermeiden oder auch bestimmte Lizenzen an mehreren Arbeitsplätzen zu teilen.

Bei diesem Lizenz-Sharing verwaltet ein automatisiertes Lizenz-Management die Programme, so dass die Nutzer selbst nicht in ihrer Arbeit behindert werden und gar nicht bemerken, dass sie ein Programm mit einem Kollegen „teilen“.

Beispiel aus der Praxis: Die Analyse bei einem mittelständischen deutschen Unternehmen mit rund 3.500 PCs im Filialnetz ergab, dass mehr als 20.000 Lizenzen nicht genutzt wurden. Allein bei der meistgebrauchten Anwendung waren 480 ungenutzte Lizenzen vorhanden, für die jedes Jahr 139.200 Euro Wartungsgebühren gezahlt wurden. 176 überflüssige PCs waren für 140.800 Euro erneuert worden, und 434 PCs wurden durchschnittlich weniger als 5 Minuten pro Tag genutzt. 1.196 lokale Arbeitsplatzdrucker druckten im Schnitt weniger als 2 Seiten pro Tag.

Bei diesen Zahlen verwundert es nicht: Die Analyse ergab ein kurzfristig realisierbares Einsparpotenzial von über 600.000 Euro.

Fazit

Die Beispiele zeigen, dass durch die Investition in IT-Controlling, in Nutzungsanalyse und in Software-Lizenzmanagement der Kostentreiber IT zu einem Wertschöpfer gemacht werden kann. Die Unternehmen sparen nicht nur bei der Neuanschaffung und der Wartung der ungenutzten Lizenzen, sondern sie können durch den Verkauf der stillen Software ihre Liquidität deutlich steigern. Es gilt, brach liegende Ressourcen im Unternehmen zu erkennen und zum richtigen Zeitpunkt zu nutzen oder zu veräußern.

Dabei greift die Kostensenkung bei den Lizenz- und Wartungskosten, aber auch bei der Rabattierung und Neueinführung. In einem großen Unternehmen (100.000 Mitarbeiter) liegt das Einsparpotential im mehrstelligen Millionenbereich.

Axel Susen

Axel Susen ist der Erfinder des Begriffs „stille Software“. Er war einer der ersten Händler in Deutschland, der das finanzielle Potential brachliegender Software-Lizenzen erkannte und aus dieser Idee ein Geschäft machte. Inzwischen gilt Susen als erfahrener Spezialist auf dem Gebiet der Software-Lizenzen.

Die Übertragung von stiller Software

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